Requisitos de un canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023
Tener 'un canal' no basta: para cumplir la Ley 2/2023 debe reunir una serie de requisitos concretos. Si falta alguno, la empresa sigue expuesta a sanción. Esta es la lista completa.
- Debe permitir denuncias anónimas y garantizar confidencialidad.
- Exige un responsable del sistema designado formalmente.
- Plazos: acuse en 7 días y respuesta en 3 meses.
- Requiere registro de comunicaciones y conformidad RGPD.
Por qué los requisitos importan
Muchas empresas creen que con poner un formulario de contacto ya cumplen. No es así. La Ley 2/2023 exige que el Sistema interno de información reúna una serie de requisitos formales y materiales. Un canal que no los cumpla no protege a la empresa frente a una sanción.
1. Anonimato y confidencialidad
El canal debe permitir comunicaciones anónimas y garantizar en todo caso la confidencialidad de la identidad del informante, de las personas afectadas y de terceros mencionados. Amplía en canal de denuncias anónimo.
2. Responsable del sistema
La empresa debe designar formalmente a un responsable del Sistema interno de información, con autonomía e independencia, encargado de la gestión y con obligación de confidencialidad.
3. Procedimiento y plazos
Debe existir un procedimiento de gestión documentado que respete los plazos legales: acuse de recibo en 7 días y respuesta en un máximo de 3 meses (ampliable a 6 en casos complejos). Ver plazos de la Ley 2/2023.
4. Registro y trazabilidad
Es obligatorio llevar un libro-registro de las informaciones recibidas, con las debidas garantías de confidencialidad, y conservarlo el tiempo necesario.
5. Protección de datos (RGPD)
El tratamiento de datos del canal debe ser conforme al RGPD y a la LOPDGDD: base jurídica, información al interesado, medidas de seguridad y plazos de conservación específicos.
6. Política y difusión
La empresa debe aprobar una política del Sistema interno de información y comunicar la existencia del canal a empleados y terceros. Nuestra plataforma cubre todos estos requisitos de fábrica: compruébalo gratis.
Preguntas frecuentes
¿Puede el responsable ser externo?
Sí, la gestión puede encomendarse a un tercero externo, manteniendo la empresa la responsabilidad. Es habitual en pymes.
¿Sirve un simple email de denuncias?
No. Un email no garantiza anonimato, trazabilidad ni el procedimiento y plazos que exige la ley.
